Política de Confidencialidad Organizacional
I.PROPÓSITO
Hogar Cuna San Cristóbal establece la Política de Confidencialidad con la finalidad de garantizar que se cumplan con los principios éticos, buenas prácticas, leyes del estado y estándares en materia de confidencialidad. Además, esta política tiene el propósito de esbozar los límites de la confidencialidad y los parámetros bajo los cuales se hace necesaria una denuncia obligatoria de maltrato infantil.
II.ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el personal de HCSC, miembros de la Junta de Directores, personal y profesionales de apoyo en la operación del Hogar Cuna San Cristóbal.
III.DECLARACIÓND E POLÍTICA
Aspectos sobre la confidencialidad en la relación entre el/la participante y el profesional de servicio. Los/as profesionales del trabajo social en el Hogar Cuna San Cristóbal deberán:
a) Respetar el derecho de los y las participantes a su privacidad y no deben solicitar información privada de/o sobre estos, excepto por razones profesionales. Una vez que la información privada es compartida, se aplican las normas de confidencialidad.
b) Puede revelar información confidencial cuando sea apropiado con el consentimiento escrito del participante o una persona legalmente autorizada por parte del participante.
c) Proteger la confidencialidad de toda la información obtenida en el curso de un servicio profesional, a excepción que existan razones profesionales de peso. La expectativa general de que los y las trabajadores sociales mantendrán el carácter confidencial de la información no es aplicable cuando revelar la información es necesario para prevenir un daño serio, previsible e inminente a un participante u otros. En todas las instancias, los y las trabajadores sociales deberían revelar la menor cantidad de información confidencial posible necesaria para lograr el propósito deseado; sólo la información que es directamente relevante al propósito deseado; sólo la información directamente relevante al propósito para la que es revelada debe ser dada a conocer.
d) Informar a los y las participantes, en la medida de lo posible, acerca de la revelación de la información confidencial y las potenciales consecuencias, cuando sea posible antes de que la información sea revelada. Esto se aplica tanto cuando los y las trabajadores/as sociales revelan información confidencial debido a un requerimiento legal o por el consentimiento del participante.
e) Discutir con sus participantes y otras partes interesadas la naturaleza de la confidencialidad y las limitaciones de sus participantes al derecho de la confidencialidad. Los y las trabajadores/as sociales deberían revisar con los y las participantes las circunstancias en las cuales puede llegar a solicitarse información confidencial y que la revelación de la información confidencial puede ser legalmenterequerida. La discusión debe ser realizada tan pronto como sea posible (primer contacto) la relacióntrabajador/a social-participante y cuando sea necesario en el curso de la relación.
f) Cuando los y las trabajadores sociales proporcionan servicios de asesoramiento a familia, parejas o grupos, deberán buscar un acuerdo entre las partes involucradas sobre el derecho de cada individuo a la confidencialidad y la obligación de preservar la confidencialidad de la información compartida por otros. Este acuerdo debe incluir la consideración de si la información confidencial puede ser intercambiada en persona o electrónicamente, entre participantes o con otras personas fuera de las
sesiones formales de asesoramiento. Los y las trabajadores/as sociales deberán informar a los participantes en sesión familiar, de pareja o de grupo que los y las trabajadores/as sociales no pueden garantizar que todos los y las participantes respeten dichos acuerdos.
g) Informar a los y las participantes involucrados en una familia, pareja, matrimonio, o grupo de asesoramiento del trabajador/a social, del empleador y de la agencia la política concerniente a la revelación de información confidencial entre las partes involucradas en el asesoramiento.
h) Proteger la confidencialidad de los y las participantes durante los procedimientos legales hasta el límite permitido por la ley. Cuando un tribunal de justicia u otro cuerpo legalmente autorizado ordena a un/a trabajador/a social revelar información confidencial o privilegiada sin el consentimiento del participante y esta revelación podría causar daño al participante, el/la trabajador/a social podría solicitar a la corte que retire o limite la orden tanto como le sea posible o mantenga los registros bajo sello, no disponible para la inspección pública.
i) Proteger la confidencialidad de los y las participantes cuando respondan interrogantes por parte de miembros de la prensa.
j) Proteger la confidencialidad de los registros escritos y electrónicos y toda otra información sensible de los y las participantes. Los/las trabajadores/as sociales deberán tomar medidas razonables para asegurarse que los registros de los y las participantes queden almacenados en un lugar seguro y de que dichos registros no queden al alcance de aquellos que no poseen autorización para tener acceso a ellos.
k) Tomar medidas razonables para mantener y proteger la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, incluida la información transmitida a participantes o terceras partes. Los/las trabajadores/as sociales deberán utilizar las medidas de seguridad aplicables (tales como encriptación, firewalls y contraseñas) cuando utilicen comunicaciones electrónicas como el correo electrónico, los mensajes en línea, las sesiones de chat en línea, las comunicaciones móviles y los mensajes de texto.
l) Desarrollar y divulgar políticas y procedimientos para notificar a los y las participantes de cualquier violación de información confidencial de manera oportuna.
m) En caso de acceso no autorizado a los registros o información del participante, incluyendo cualquier acceso no autorizado a los sistemas de comunicación electrónica o de almacenamiento del/la trabajador/a social, los/las trabajadores/as sociales deberán informar a los/las participantes de dichas divulgaciones, de acuerdo con las leyes aplicables y los estándares profesionales.
n) Desarrollar e informar a los/las participantes sobre sus políticas, consistentes con los estándares éticos prevalecientes del trabajo social, sobre el uso de tecnología electrónica, incluyendo los motores de búsqueda basados en Internet, para reunir información sobre los/las participantes.
o) Evitar buscar o recopilar información del participante electrónicamente a menos que existan razones profesionales convincentes, y cuando sea apropiado, con el consentimiento informado del participante.
p) Evitar publicar cualquier información confidencial o de identificación sobre los/las participantes en sitios web profesionales u otras formas de redes sociales.
q) Transferir o disponer de los registros de los/las participantes en una forma que proteja la confidencialidad de los/las participantes y que sea consistente con lo expresado por la regulación estatal y la licencia de trabajador social.
r) Tomar precauciones razonables para proteger la confidencialidad de los/las participantes en el evento de finalización del ejercicio profesional por parte del trabajador social, su incapacidad o muerte.
s) Proteger la confidencialidad de los clientes fallecidos de acuerdo con las normas precedentes.
Los/las profesionales del trabajo social en el Hogar Cuna San Cristóbal No deberán:
a) No deberán revelar información a terceras partes a menos que los/las participantes los hubieran autorizado a revelar tal información.
b) No deberán discutir información confidencial, de forma electrónica o en persona, en ningún entorno a menos que la privacidad se encuentre garantizada. Los/las trabajadores/as sociales no deberán discutir la información en áreas públicas o semipúblicas tales como vestíbulos, salas de espera, ascensores y restaurantes.
c) No deben revelar información identificatoria mientras discuten acerca de sus participantes con propósitos de enseñanza o entrenamiento a menos que el/la participante hubiera consentido revelar información confidencial.
d) No deben revelar información identificatoria mientras discuten sobre los participantes con consultores salvo que el/la participante lo hubiera consentido o a menos que exista una necesidad de peso para tal revelación.
Aspectos sobre la confidencialidad para todos los profesionales, miembros de junta, voluntarios,
partes interesadas:
Es política de Hogar Cuna San Cristóbal el asegurarse que sus operaciones, actividades, relaciones e información, tanto las de los y las menores como del personal, se mantengan confidenciales. Si durante su empleo o prestación de servicios obtiene información confidencial de Hogar Cuna San Cristóbal, su personal o los participantes atendidos, dicha información será manejada en estricta confidencialidad y no podrá ser divulgada o discutida con nadie.
Es responsabilidad de todo el personal y profesionales de apoyo el mantener la confidencialidad y seguridad interna de dicha información y no debe ser divulgada a no ser que sea en el descargue de los deberes y responsabilidades del puesto que ocupa el/la empleado/a cuando así lo amerite.
Ningún personal puede sustraer, ni mostrar a terceras personas, documentos relacionados con las operaciones del Hogar Cuna San Cristóbal o de los/las participantes atendidos durante su empleo, prestación de servicios o luego de su terminación en el empleo.
El divulgar información relacionada a los/las participantes, personal y datos del Hogar, será considerado como una violación y se le aplicará la acción correctiva correspondiente que puede culminar en un despido de empleo o acciones legales severas. Los/las participantes que reciben nuestros servicios deben ser protegidos por todo el personal, voluntarios y visitantes; no se permitirá en ningún momento el que se viole la privacidad de estos. Para garantizar el fiel cumplimiento de esta política se desarrolló el procedimiento CR-2-PR-01
IV.HISTORIAL DE REVISIÓN
Fecha # de revisión Cambio
8/19/22
Acuerdo sobre La Política de Confidencialidad
Los/as Profesionales del Trabajo Social del Hogar Cuna San Cristóbal por ética profesional y las leyes del estado están impedidos/as de compartir información a menos que usted nos autorice por escrito. De esta forma garantizamos su privacidad y confidencialidad de la terapia o servicio ofrecido. Sin embargo, no podemos prometer que todo lo que usted nos diga en la intervención, investigación y/o
ofrecimiento del servicio, nunca será revelado a otra persona. Hay limites hacia nuestra confidencialidad, en que la ley nos obliga a comunicar cierta información a otras/os agencias, personas y/o profesionales.
Es nuestro interés que usted entienda claramente lo que podemos y no podemos mantener confidencial antes de que nos revele algo como un "secreto" que no podemos mantener en secreto. Lea atentamente este documento y conserve una copia. Al inicio de nuestra primera intervención podemos discutir cualquier pregunta que tenga al respecto para que todos tengamos una comprensión clara de nuestro propósito y nuestra función como institución y profesionales de servicios humanos. Las siguientes son todas las circunstancias bajo las cuales como profesionales no podemos guardar confidencialidad:
Cuando usted u otras personas estén en peligro físico, la ley me obliga a decirle:
a. Si como profesional llegamos a creer que usted está amenazando con dañar gravemente a otra persona, estamos obligados a tratar de proteger a esa persona notificando que está en peligro y comunicándonos con la policía, o tal vez internarlo en un hospital.
b. Si usted amenaza seriamente o actúa de una manera que es muy probable que se lastime, es posible que tengamos que buscar un hospital para usted o llamar a los miembros de su familia u otras personas que puedan ayudar a protegerlo. Si surge una situación de ese tipo, discutiremos completamente la situación con usted antes de tomar acción, a menos que haya una razón muy fuerte para no hacerlo.
c. En una emergencia en la que su vida o su salud están en peligro, y no podamos obtener su consentimiento, puedo darle a otro profesional alguna información para proteger su vida. Trataremos de obtener su permiso primero y discutiremos esto con usted lo antes posible.
d. Si creemos o sospechamos que está abusando de un niño, una persona mayor o una persona discapacitada, debemos presentar un informe ante una agencia estatal. "Abusar" significa descuidar, lastimar o abusar sexualmente de otra persona. No tenemos ningún poder legal para investigar la situación y/o para averiguar todos los hechos. La agencia estatal se encargará de investigar. Si esta pudiera ser su situación, deberíamos discutir los aspectos legales en detalle antes de que nos cuente algo sobre este tema. Usted también tiene el derecho a consultar y/o hablar con su abogado.
En cualquiera de estas situaciones, revelaremos sólo la información necesaria para protegerlo a usted o la la otra persona.
En general si usted se involucra en un caso o procedimiento judicial, puede impedirnos que testifiquemos ante el tribunal sobre lo que nos ha revelado. Esto se llama "privilegio" y es su elección impedirnos testificar o permitirnos hacerlo. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que un juez o tribunal puede exigirnos que testifiquemos, tales como:
a. En procedimientos de guarda o adaptación de menores en los que se cuestione o se dude su idoneidad como progenitor.
b. En los casos en que su estado emocional o mental sea información importante para la decisión de un tribunal.
c. Durante un caso de mala praxis o una investigación sobre nosotros como profesionales o de otro terapeuta por parte de un grupo profesional.
d. En ausencia de internamiento civil para decidir si será ingresado o continuará en un hospital psiquiátrico.
e. Cuando nos esté viendo para evaluaciones o tratamientos ordenados por la corte. En este caso tenemos que discutir la confidencialidad, porque no tiene que decirme lo que no quiere que la corte averigüe a través de mi informe.
Hay algunas otras cosas que debe saber sobre la confidencialidad y su tratamiento:
a. A veces podemos consultar "hablar" con otro profesional sobre su tratamiento. Este/a otro/a profesional también está obligado/a por ética a mantener su información confidencial. Así mismo cuando como profesionales nos encontremos fuera del país o no estemos disponibles, otro profesional estará disponible para ayudar a nuestros participantes. Como causa de esto debemos compartir alguna información sobre nuestros participantes, como usted.
b. Estamos obligados a mantener registros de su tratamiento como las notas que tomamos en cada intervención. Esto es lo que necesitas saber acerca de las normas especiales de confidencialidad con respecto al trabajo con niños y las familias.
a. Cuando intervenimos con niños menores de 12 años, debemos informar a sus padres o tutores lo que este me pide que comparta. A medida que los niños se vuelven más capaces de entender y elegir, asumen derechos legales. Para los menores entre 12 y 18 años, la mayoría de los detalles en las cosas que nos revelen serán tratados como confidencial. Sin embargo, los padres o tutores si tienen derecho a la información, incluyendo cómo va la terapia. Es posible que también tengamos que decirle a los padres o tutores alguna información que nos han revelado sobre otros miembros de la familia. Esto es especialmente cierto si las acciones
de estos otros los ponen a ellos o a otros en cualquier peligro.
b. En los casos en que intervenimos con varios miembros de una familia (padre e hijos u otros familiares), la situación de confidencialidad puede complicarse mucho. Podemos tener diferentes deberes hacia diferentes miembros de la familia.
c. Si usted nos revela algo que su cónyuge no sabe y el no saberlo podría perjudicarle, no podemos prometer mantenerlo confidencial. Trabajaremos con usted para decidir cuál es la mejor manera a largo plazo de manejar situaciones como esta.
